회의가 끝나고 나서 회의록을 쓰는 시간이 회의만큼 길게 느껴진 적이 있으신가요? 메모를 다시 읽고, 결정된 내용과 해야 할 일을 골라 정리하다 보면 금세 한 시간이 지나갑니다. AI에게 초안을 맡기면 이 과정을 크게 줄일 수 있습니다. 이 글에서는 회의 메모만 있으면 바로 따라 할 수 있는 순서와 프롬프트를 정리했습니다.
시작 전에: 이것만은 지켜주세요
- 기밀과 개인정보는 지우고 입력하세요. 고객 이름, 금액, 내부 코드명은 "A사", "○○원"처럼 바꿔서 넣는 것이 안전합니다. 회사에서 허용한 AI 도구인지도 먼저 확인하세요.
- AI가 만든 회의록은 초안입니다. 날짜, 숫자, 담당자 이름은 반드시 사람이 확인해야 합니다.
1단계: 메모를 모아 한 번에 붙여 넣기
회의 중에 적은 메모는 문장이 완성되지 않아도 괜찮습니다. 키워드 위주의 메모, 녹음을 글로 옮긴 내용 모두 재료가 됩니다. 중요한 것은 누가 어떤 말을 했는지가 최소한 구분되도록 이름이나 부서를 같이 적어 두는 것입니다.
2단계: 아래 프롬프트로 요청하기
아래는 오늘 회의 메모야. 임원 보고용 회의록으로 정리해 줘.
형식:
1) 회의 개요(일시, 참석자, 안건)
2) 논의 내용 요약(안건별 3줄 이내)
3) 결정 사항
4) 후속 조치 표(담당자 / 할 일 / 기한)
조건: 메모에 없는 내용은 추측해서 쓰지 말고 "확인 필요"라고 표시해 줘. 말투는 간결한 보고체로 써 줘.
[여기에 메모 붙여넣기]
여기서 핵심은 "메모에 없는 내용은 추측하지 말고 확인 필요로 표시"라는 조건입니다. AI는 빈칸을 그럴듯하게 채우려는 경향이 있어서, 이 조건이 없으면 기한이나 담당자를 지어내는 경우가 생깁니다.
3단계: 결과를 대화로 다듬기
첫 결과가 나오면 이어서 이렇게 요청해 보세요.
- "결정 사항을 더 앞쪽으로 올려 줘."
- "후속 조치 표에서 기한이 없는 항목만 따로 뽑아 줘."
- "참석하지 못한 팀원에게 보낼 3문장 요약을 만들어 줘."
4단계: 사람이 확인하는 체크리스트
| 확인 항목 | 확인 방법 |
|---|---|
| 날짜·시간·숫자 | 원본 메모와 하나씩 대조 |
| 담당자와 기한 | 회의 참석자에게 한 번 더 확인 |
| "확인 필요" 표시 | 모두 해소했는지 점검 |
| 민감한 표현 | 외부 공유 전 삭제 또는 순화 |
자주 겪는 문제와 해결법
- 회의록이 너무 길다: "각 안건은 2줄 이내로 줄여 줘"처럼 분량을 숫자로 지정하세요.
- 말투가 어색하다: 평소 쓰는 회의록 한 편을 예시로 붙이고 "이 말투를 따라 써 줘"라고 요청하세요.
- 메모가 너무 길어 중간이 빠진다: 안건별로 나눠서 여러 번 요청한 뒤 마지막에 합쳐 달라고 하세요.
마무리
회의록 정리는 AI가 가장 효과를 보기 쉬운 업무 중 하나입니다. 다만 결과를 그대로 제출하지 말고, 숫자와 담당자는 꼭 사람이 확인하세요. 다음 글에서는 같은 방식으로 업무 이메일을 상황별로 쓰는 프롬프트를 소개하겠습니다.