업무 이메일은 내용보다 "어떻게 말할까"를 고민하는 시간이 더 오래 걸릴 때가 많습니다. 특히 거절이나 독촉처럼 부담스러운 메일은 첫 문장에서 한참 멈추게 되지요. AI에게 초안을 맡기면 이 고민을 크게 줄일 수 있습니다. 이 글에서는 상황별로 바로 복사해서 쓸 수 있는 프롬프트 5가지를 정리했습니다.
메일 프롬프트의 기본 틀
어떤 상황이든 아래 네 가지를 알려주면 결과가 안정됩니다.
- 받는 사람과 관계: 거래처 담당자, 팀장, 다른 부서 동료 등
- 목적: 요청, 거절, 독촉, 감사, 사과 중 무엇인지
- 꼭 들어갈 내용: 날짜, 수량, 기한 같은 사실 정보
- 말투와 길이: 정중한 존댓말, 5문장 이내 등
단, 실제 이름과 금액 같은 민감한 정보는 "A사", "○○원"처럼 바꿔서 넣고, 완성된 뒤에 직접 채워 넣으세요.
1. 요청 메일
나는 제조회사 물류 담당자야. 거래처 담당자에게 다음 주 금요일까지 출고 일정을 확인해 달라는 메일을 써 줘. 처음 연락하는 사이는 아니고, 정중하지만 간결하게 5문장 이내로 써 줘. 포함할 내용: 품목 3종, 희망 출고일 ○월 ○일.
2. 거절 메일
거래처에서 납기를 이틀 앞당겨 달라고 요청했는데 우리는 어려운 상황이야. 관계를 해치지 않도록 정중하게 거절하는 메일을 써 줘. 이유는 "생산 일정이 이미 확정되어 변경이 어렵다"이고, 대안으로 원래 일정대로 납품하겠다는 제안을 넣어 줘.
거절 메일에서는 이유와 대안을 함께 요청하는 것이 포인트입니다. 대안이 없으면 AI도 차갑게 끝나는 메일을 쓰기 쉽습니다.
3. 독촉 메일
지난주에 요청한 견적서를 아직 받지 못했어. 부담을 주지 않으면서도 이번 주 안에 회신이 필요하다는 점이 분명히 드러나는 확인 메일을 써 줘. 첫 문장은 바쁜 와중에 죄송하다는 인사로 시작해 줘.
4. 감사 메일
프로젝트를 도와준 다른 부서 동료에게 보낼 감사 메일을 써 줘. 구체적으로 어떤 도움이 되었는지(자료 정리, 일정 조율)를 언급하고, 3~4문장으로 따뜻하지만 과하지 않게 써 줘.
5. 사과 메일
출고 서류에 수량 오기입이 있어서 거래처에 정정 요청을 해야 해. 사실 관계를 먼저 밝히고, 사과한 뒤, 정정된 서류를 첨부했다고 알리는 순서로 써 줘. 변명처럼 보이는 표현은 빼 줘.
보내기 전 최종 점검
| 점검 항목 | 확인할 것 |
|---|---|
| 사실 정보 | 날짜, 수량, 금액, 첨부 여부가 맞는가 |
| 호칭과 직함 | 받는 사람 이름과 직함이 정확한가 |
| 말투 | 우리 회사와 상대방 회사의 분위기에 맞는가 |
| 약속한 내용 | AI가 임의로 기한이나 조건을 추가하지 않았는가 |
마무리
AI가 써 준 메일은 그대로 보내지 말고 내 말투로 한 번 고쳐 쓰세요. 몇 번만 반복하면 "이렇게 바꿔 줘"라는 요청이 쌓여 내 스타일에 가까운 초안이 나옵니다. 다음 주에는 긴 문서를 빠르게 요약하는 방법을 소개하겠습니다.