업무 중에는 매번 비슷한 순서로 반복하는 일이 의외로 많습니다. 이런 일을 찾아 줄여 두면 하루에 쓸 수 있는 시간이 크게 늘어납니다. 이 글에서는 거창한 프로그램 없이 AI와 함께 반복 업무를 찾아 정리하는 첫걸음을 소개합니다.
1. 일주일 동안 반복한 일을 기록하세요
자동화는 내가 무엇을 반복하는지 아는 데서 시작합니다. 일주일 동안 메모장에 한 일과 걸린 시간을 적어 보세요. 기록해 보면 생각보다 비슷한 일이 많다는 사실에 놀라는 경우가 많습니다.
2. AI에게 자동화 후보를 골라 달라고 하세요
아래는 내가 일주일 동안 한 업무 기록이야. 반복되고 규칙이 분명한 일을 3개 골라 줘. 각 업무를 줄일 수 있는 방법을 간단히 제안하고, 어려워 보이면 이유도 알려 줘.
[기록 붙여넣기]
3. 업무 순서를 문서로 만드세요
자동화 전에 해야 할 일은 순서를 글로 정리하는 것입니다. "1단계, 2단계"로 쪼개 두면 AI가 도와줄 부분과 내가 확인해야 할 부분이 분명해집니다. 이 문서 자체가 팀원에게 인수인계할 때도 유용합니다.
4. 처음에는 작은 것 하나만 바꾸세요
- 자주 쓰는 메일 문구를 템플릿으로 저장하기
- 회의록 정리 프롬프트를 고정해서 쓰기
- 엑셀 수식을 한 번 만들어 두고 계속 재사용하기
- 매주 쓰는 보고서 구조를 틀로 만들어 두기
한 가지가 안정적으로 돌아가면 그다음 업무로 넓혀 가세요.
주의할 점
- 중요한 업무는 처음에 결과를 직접 검토하며 사용하세요.
- 회사 시스템이나 개인정보가 얽힌 업무는 사내 규정을 먼저 확인하세요.
- 자동화가 오히려 시간이 더 드는 경우도 있으니 효과를 기록해 비교해 보세요.
마무리
반복 업무를 기록하고, 후보를 고르고, 순서를 문서화하고, 작은 것부터 적용하는 순서를 추천합니다. 이번 주 업무 중 가장 귀찮았던 일 하나를 메모해 두는 것부터 시작해 보세요.
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